La combinación de correspondencia es una herramienta que nos permite mezclar los datos de un documento en otro, de esta forma podremos realizar oficios, recibidos, memorándums personalizados con los datos de varias personas sin tener que recurrir a la elaboración de varios documentos.
La combinación de correspondencia consta de dos elementos que son:
Ø El documento principal: es el documento en el cual tendremos el texto fijo y el cual iremos cambiando las variables de los datos que deseemos combinar.
Ø Origen de datos: es el archivo del cual extraeremos los datos a intercambiar en nuestro archivo principal.
Nos vamos a nuestro documento principal, damos clic en el icono de “correspondencia”, damos clic en iniciar “combinación de correspondencia”, damos clic en “Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia”
Del lado derecho nos aparecerá un recuadro, damos clic en siguiente una vez que este seleccionado el icono cartas
Damos siguiente y seleccionamos “utilizar el documento actual” y damos clic en siguiente
Seleccionamos “utilizar lista existente” y seleccionamos “examinar” y buscamos nuestro documento en el cual tenemos el origen de datos y damos aceptar.
De ahí damos clic en “editar lista de destinatarios”
Damos clic en “aceptar” luego en “siguiente”
Damos clic en más elementos
Situamos nuestro cursor delante de la palabra “señor” en el documento, damos clic en “más elementos” de la tablita que se encuentra en la parte derecha del documento, aparece un recuadro en el que se encuentra seleccionada la palabra “señor” y damos clic en insertar, de ahí en cerrar, volvemos a repetir el proceso hasta que terminemos de insertar los dos campos restantes.
Una vez que hayamos terminado de insertar los campos restantes damos clic en siguiente y listo.
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