Índices o tabla de contenido (Word 2007)

Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y contiene los títulos de los temas y subtemas que forman el documento  en el que estamos trabajando.

Una tabla de contenido puede tener o no el numero de pagina y puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos en la tabla. La tabla de contenidos suele figurar al principio de un libro y es donde solemos consultar los temas y sus perspectivas páginas.

Para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos pasos

1.- Preparar la tabla, es decir marcar los títulos que deseemos que aparezcan en la tabla de contenido para esto utilizaremos un estilo. /por ejemplo el estilo titulo 1(para los temas principales) el titulo 2 (subtemas) titulo 3 (subtema de un subtema).

2.-  una vez que terminemos de aplicar los estilos de titulo, situamos nuestro cursor al inicio del a primera pagina, damos clic en la pestaña de “referencia” y clic en tabla de contenido, y seleccionamos de acuerdo a los estilos de titulo que utilizamos.

Bien, ahora podemos observar que tenemos nuestra tabla de contenidos.

Aplicar estilos (Word 2007)

Un estilo es un conjunto de formatos identificados bajo un mismo nombre.

Las ventajas son que podemos aplicar con un solo clic las ventajas que deseemos a un texto, los documentos que elaboramos tendrán un diseño con nuestro toque personal y se podrá trabajar más rápidamente.

Tenemos nuestro documento, el que queramos modificar, damos clic en “inicio” clic en la parte inferior de “estilos”  clic en el icono “nuevo estilo” , agregamos un nombre, seleccionamos donde lo queremos aplicar, si en párrafos, títulos, subtítulos, elegimos tipo de letra, numero, color y como deseamos el texto, una vez terminado damos aceptar y cerramos.

Seleccionamos la parte del texto en el que deseemos aplicar el estilo y nos vamos a la parte inferior de estilo, nos aparece la lista de estilosdamos clic en el estilo que guardamos y listo, aplica al formato nuestro estilo.

Combinación de correspondencia ( Word 2007)

La combinación de correspondencia es una herramienta que nos permite mezclar los datos de un documento en otro, de esta forma podremos realizar oficios, recibidos, memorándums personalizados con los datos de varias personas sin tener que recurrir a la elaboración de varios documentos.

La combinación de correspondencia consta de dos elementos que son:

Ø  El documento principal: es el documento en el cual  tendremos el texto fijo y el cual iremos cambiando las variables de los datos que deseemos combinar.

Ø  Origen de datos: es el archivo del cual extraeremos los datos a intercambiar en nuestro archivo principal.

Nos vamos a nuestro documento principal, damos clic en el icono de “correspondencia”,  damos clic en iniciar “combinación de correspondencia”, damos clic en “Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia”

Del lado derecho nos aparecerá un recuadro, damos clic en siguiente una vez que este seleccionado el icono cartas

Damos siguiente y seleccionamos “utilizar el documento actual” y damos clic en siguiente

Seleccionamos “utilizar lista existente” y seleccionamos “examinar” y buscamos nuestro documento en el cual tenemos el origen de datos y damos aceptar.

De ahí damos clic en “editar lista de destinatarios”

Damos clic en “aceptar” luego en “siguiente”

Damos clic en más elementos

Situamos nuestro cursor delante de la palabra “señor” en el documento, damos clic en “más elementos” de la tablita que se encuentra en la parte derecha del documento, aparece un recuadro en el que se encuentra seleccionada la palabra “señor” y damos clic en insertar, de ahí en cerrar, volvemos a repetir el proceso hasta que terminemos de insertar los dos campos restantes.

Una vez que hayamos terminado de insertar los campos restantes damos clic en siguiente y listo.

Vistas de un documento en Word (2007)

Existen formas de visualizar documentos en Word

Vista  normal: La vista normal es aquella en la que podemos trabajar  y realizar funciones de edición es aquella en la cual aparece por default al momento en que abrimos un documento.

Vista diseño Web: Esta vista la utilizamos cuando se  necesita ver el documento en una sola página nos muestra la información tal y como aparecería en un documento de Internet.

Vista diseño de impresión: Esta vista permite visualizar nuestro documento  tal y como se verá al momento de imprimir nos sirve para checar que las imágenes, encabezados, pies de página y gráficos aparezcan dentro de los márgenes y en la posición  que deseamos.

Vista diseño de lectura: Esta vista desaparece todas las barras  de herramientas, reglas para mostrar solo el documento como si fuera un libro a dos páginas esta vista es útil para leer libros electrónicos.

Vista esquema: Visualiza el documento como si fuera el índice de un libro señalando con enlaces la ubicación hacia otras páginas.

Macros en Word (2007)

MACRO

Un macro es una serie de instrucciones que se ejecutan en un orden determinado por el usuario, actuando como una única instrucción  y que pueden asignarse a un botón.  Las macros suelen utilizarse para las siguientes funciones: automatizar una serie de pasos, crear comandos o insertar textos o gráficos que utilizamos frecuentemente.

 Para crear una macro en Word 2007, damos clic en la pestaña programador.

De ahí damos clic en grabar  macro,  nos aparecerá una ventanilla que dice grabar macro, agregaremos un nombre a la macro que elaboraremos, damos clic en aceptar  e inmediatamente aparece un pequeño icono en forma de casete lo que indica que está grabando y a partir de ahí todo lo que capturemos quedara grabado para que después lo podamos ejecutar, listo empezamos a capturar.

Una vez que terminamos de capturar, damos clic en detener grabación. 

Cerramos el documento sin guardar cambios  y para verificar que podemos usar nuestra macro cuando deseemos, abrimos un documento en blanco, nos vamos nuevamente a programador damos clic en el icono que dice macros y a continuación nos muestra las lista de macros que tenemos disponible, le damos clic en el nombre con el que guardamos nuestra macro y continuación damos clic en ejecutar.

Listo nuestra macro esta lista para usarse,  cada vez que deseemos usar este formato damos clic en  programador, clic en macros y el nombre de nuestra macro estará disponible cada que deseemos.